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¿Qué significa aprovechar el tiempo?

Significa dedicarlo conscientemente a lo verdaderamente importante, que es aquello que nos lleva a alcanzar objetivos personales y profesionales en el largo plazo.

¿Qué significa aprovechar el tiempo?

Es posible que, igual que yo, te hayas encontrado con la publicidad de un nuevo reloj suizo llamado Slow. Es un reloj que sólo tiene una aguja, y en su esfera se representan las 24 horas del día. Por lo tanto, la aguja se mueve muchísimo más lentamente que un minutero de un reloj normal. Según lo que dice la publicidad, a través del reloj se nos quiere transmitir una nueva filosofía relacionada con el tiempo. Con dicho reloj, nuestra sensación del paso del tiempo será mucho más lenta, y podremos saborear mejor cada minuto del día.

Está claro que a todos nos importa mucho el tiempo, y estaremos de acuerdo en que es el recurso más importante con el que contamos. Y sin embargo, paradójicamente, lo derrochamos y malgastamos como si tuviéramos tiempo infinito. Lo malgastamos haciendo cosas que no nos motivan, o cosas que no nos aportan nada positivo. Por ejemplo, pasamos horas leyendo y participando en conversaciones banales en grupos de Whatsapp, o soportando atascos interminables, o permitiendo que los numerosos estímulos que tenemos alrededor nos despisten de nuestros objetivos.

Yo siempre digo que soy despiadado con mi tiempo, porque hace años tomé conciencia de que es limitado, muy limitado. Y además, no se puede contraer ni expandir. Cada día se nos regalan 1.440 minutos para aprovecharlos al máximo, o para tirarlos a la basura. ¿Y qué significa aprovecharlos al máximo? Significa dedicarlos conscientemente a lo verdaderamente importante.

Es fundamental que definamos el concepto “importante”. Para mí, importante es todo aquello que me lleve a alcanzar mis objetivos personales y profesionales en el largo plazo. Cuanto más a largo plazo sea el beneficio de una acción, más importante es. Si una tarea o actividad me proporciona beneficios a corto plazo, seguramente es muy poco importante. Sin embargo, solemos caer en la tentación del beneficio a corto plazo, esclavizándonos a una vida poco satisfactoria y desaprovechada.

Como decía Peter Drucker, nos resulta altamente difícil invertir nuestro tiempo o recursos en tareas o acciones que no veamos muy claro que nos van a reportar una recompensa o satisfacción inmediata (sea reconocimiento, dinero o un ascenso rápido). Imagina que un compañero senior del trabajo o un consultor experto nos aconseja lo siguiente: “Si diseñas este procedimiento, aunque te cueste semanas, tu equipo podrá desempeñar sus tareas de forma más autónoma y tú, en el plazo de un año, te habrás liberado del 30% de tareas poco importantes que estás haciendo ahora”. ¿No es una gran promesa? Pues apuesto a que el 95% de los directivos no diseñarían el procedimiento, aunque estuvieran convencidos de la bondad de la recomendación.

Ahora que tenemos claro qué es “importante”, me voy a centrar en la famosa matriz de actividades importantes y urgentes que propuso el ex presidente de EEUU Eisenhower. Según esta matriz todos realizamos tareas y actividades que se pueden encuadrar en una matriz con 4 cuadrantes:

1. Actividades importantes y urgentes

 

Son las actividades llamadas críticas, porque son importantes, pero además urgentes. Son las tareas que hay que realizar de inmediato, no se pueden posponer, nos están presionando, y además, están conectadas con nuestros objetivos y con los objetivos de la empresa. Yo a estas actividades las llamo incendios, para diferenciarlas de los fuegos. Un incendio lo debe apagar el directivo y no delegarlo, porque para apagar dicho incendio sólo dicho directivo tiene la experiencia y los conocimientos necesarios. En el caso del fuego, lo pueden apagar otras personas (personas de su equipo, colegas de otros Departamentos), y sin embargo, el directivo decide apagar muchos fuegos.

2. Actividades importantes y no urgentes

 

Este cuadrante es el denominado “cuadrante del liderazgo o de la calidad”. Son las actividades que nunca hacemos, que posponemos, que aplazamos, porque suelen ser tareas grandes, que requieren esfuerzo. Sin embargo, son importantes. Algunos ejemplos de este cuadrante serían planificar y programarse todos los días, tener reuniones con uno mismo para reflexionar estratégicamente, diseñar procedimientos para mejorar el rendimiento del Departamento o el equipo, reflexionar sobre nuestra carrera profesional y sobre nuestros objetivos, dedicar más tiempo a la familia, leer, formarnos en algo importante para nuestro futuro profesional, hacer un plan financiero y de inversión, potenciar los contactos y el networking, practicar deporte o mindfulness para cuidar nuestro cuerpo y nuestra mente, etc.

Este tipo de acciones nos van a proporcionar grandes beneficios a largo plazo, y lo sabemos. Pero, paradójicamente, no dedicamos apenas tiempo a ellas. Volvemos a la comodidad y al cortoplacismo. Al ser tareas que no se pueden finalizar en cuestión de una hora o ni siquiera en un día, sino que requieren invertir tiempo de forma constante durante semanas o meses, se convierten en un gran elefante que no sabemos cómo comernos.

¿Qué debemos hacer con este cuadrante? Programarnos las tareas o acciones en la agenda, de manera regular, y cumplirlas. Con el fin de ir ganando poco a poco espacio en la agenda para este tipo de acciones. Pero no pretendamos terminarlas en poco tiempo, porque por su propia naturaleza requieren que las abordes poco a poco, avanzando y progresando.

3. Actividades no importantes y urgentes

 

Es el cuadrante del engaño. ¿Por qué se le suele llamar así? Porque solemos engañarnos a nosotros mismos, confundiendo lo importante y lo urgente. Urgente es simplemente una tarea que tengo que empezar a hacer ahora mismo, porque de lo contrario voy a tener problemas serios. Esto no significa que dicha tarea sea importante. Quiero decir que es una tarea que no me va a proporcionar un beneficio a largo plazo (seguramente sí me va a dar un beneficio o satisfacción a corto plazo), y además, es algo que puedo delegar perfectamente en un colaborador o colega.

A veces, realizamos actividades de este cuadrante porque no sabemos aguantar la presión de las urgencias de los demás, y no marcamos límites con asertividad a las peticiones histéricas de otros Departamentos. Pero otras veces es porque son actividades que nos gusta hacer, que nos proporcionan adrenalina, y nos generan pensamientos como: “Qué bueno soy, qué bien resuelvo cosas, soy el único que soluciona aquí los temas”. En realidad, debería ser muy autocrítico y decirme que estoy dejándome llevar por el ego, y que estoy perdiendo el tiempo en tonterías y actividades que se podrían delegar o incluso, en ocasiones, eliminar.

Lo recomendable, por tanto, de este cuadrante sería preguntarnos si esa actividad urgente y no importante se podría llegar a eliminar. En caso de que no pueda ser eliminada, entonces, ¿en quién podría delegarla? Y en el peor de los casos, es decir, que ni siquiera pueda delegarlo en nadie y no me queda más remedio que hacerlo yo, entonces debo decidir emplear el mínimo tiempo para esta actividad, evitando la tendencia al perfeccionismo sin sentido, que muchos directivos aplican a todas las tareas que realizan, no dándose cuenta que están siendo altamente improductivos. Por ejemplo, nos tiramos 20 minutos escribiendo un e-mail poco importante, porque lo revisamos y volvemos a revisar para que esté todo perfecto. Absurdo.

4. Actividades no importantes y no urgentes

 

Finalmente este es el cuadrante del escape, porque son acciones que nos sirven para relajar la tensión. Sin embargo, están provocando una ineficiencia absoluta en mí, porque estoy quitando tiempo para las acciones verdaderamente importantes. Y no creas que no realizas tareas de este cuadrante. Todos lo hacemos. Todos hacemos cosas que no tienen ningún o muy poco impacto en nuestros objetivos a largo plazo, o en las metas de la empresa. Lo importante es reconocerlo, detectar cuales son, y después tratar de eliminarlas. Como en el caso del cuadrante anterior, si no las podemos eliminar (por ejemplo, si son normas corporativas de protocolo o burocráticas que no podemos saltarnos), entonces intentemos delegarlas, y si aún no podemos, entonces dediquemos el mínimo tiempo posible a esto, o hagámoslas en los momentos de menos concentración (después de comer, a última hora).

La clave de la eficiencia personal está en el cuadrante número 2, el de las actividades importantes y no urgentes. ¿Por qué no me interesa el cuadrante número 1, que es aparentemente el más prioritario (tareas importantes y además urgentes)? Porque este cuadrante ya lo activan los demás o el entorno. No debemos preocuparnos porque siempre vamos a tener nuestra agenda llena de acciones o tareas del cuadrante 1. Sin embargo, el cuadrante número 2, al no ser urgente, sólo lo podemos activar nosotros, porque nadie nos va a presionar para dedicar tiempo a dichas tareas. Esto trae como consecuencia que probablemente no dedique apenas tiempo a este cuadrante.

En otras palabras, si no dedicamos un esfuerzo consciente a ejecutarlas, las acciones, decisiones o tareas importantes y no urgentes se quedarán siempre pendientes. Son esas cosas que siempre decimos que nos gustaría hacer, pero que siempre acabamos posponiendo para cuando tengamos tiempo. ¡Qué paradoja! Porque resulta que jamás encontramos ese tiempo.

También sucede que si no abordamos este cuadrante con determinación, algún día pasará al cuadrante 1 (además de importante se habrá convertido en urgente, lo cual nos generará estrés y ansiedad). O en el peor de los casos el no haberlo afrontado tendrá unas consecuencias graves en nuestra vida personal o carrera profesional. Pero ya será tarde para empezar a trabajar en ello.

Para salir de este círculo vicioso y tomar las riendas de tu tiempo, la solución está en dar los siguientes pasos:

1. Definir qué tareas, acciones y objetivos son importantes y no urgentes. Recuerda aquí la definición de “importante”.
2. Programar en nuestra agenda un tiempo específico a la semana para dedicarlo a avanzar en esas acciones del cuadrante 2. No pretendamos terminar ni finalizar estas tareas, porque normalmente suelen ser tareas de largo plazo que requieren constancia, y regularidad.
3. Cumplir sin excusas con esas acciones en el tiempo específico al que nos hemos comprometido, y empezar a aumentar dicho tiempo poco a poco, con el fin de dedicar un tiempo concreto cada día a lo importante y no urgente, digamos un 30% (más de eso quizá sea poco realista). Créeme, ahora estarás dedicando un 2% al cuadrante 2, con lo que el 30% puede suponer un cambio enorme y radical en tu vida.

De repente, te darás cuenta de que no hay tiempo suficiente para hacerlo todo, pero que sí hay mucho tiempo para hacer lo verdaderamente importante. Y dejarás de decir la manida frase “Es que no tengo tiempo” como excusa mediocre. Porque habrás comprobado que la clave es lo que elegimos hacer en el tiempo que tenemos cada día.

Pronto sentirás los beneficios en tu vida y trabajo de dedicar tu tiempo a lo importante y no urgente. Y te harás adicto al cuadrante 2, igual que yo. Y querrás dedicarle más y más tiempo a lo importante y no urgente, a lo que te va a dar beneficios a 5, 10 o incluso 20 años, porque además, notarás cómo todo a tu alrededor empieza a mejorar considerablemente, en tu vida y en tu trabajo.

Además, percibirás que los demás te miran de otra forma, con mucho más respeto e incluso admiración. Porque respetas el valor del tiempo, el tuyo y el de los demás, porque lo valoras como un recurso maravilloso que no se puede derrochar ni dilapidar en asuntos poco importantes. Serás percibido como un auténtico líder, te lo aseguro. Este trabajo interno y personal tendrá un enorme impacto en tu autoconfianza y en tu liderazgo.

En definitiva, el tiempo estará, por fin, en tus manos.

Javier Carril on Wordpress
Javier Carril

Socio de Execoach