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Herramientas para una nueva forma de trabajar

Imprescindibles ya: las nuevas herramientas de trabajo que multiplican nuestra productividad y posibilidades de comunicación y colaboración.

Herramientas para una nueva forma de trabajar

Adaptarse a la nueva forma de trabajar “flexible” es ahora el gran reto de las compañías, y el dotar a los empleados de todo lo necesario para ello traerá beneficios no solo para las empresas, que verán aumentar el rendimiento, sino para los empleados, a los que se les facilitará incluso el trabajo más cotidiano.

Hemos modificado la forma de trabajar de un sistema totalmente obsoleto como era contar con un lugar propio, personal e intransferible al que acudíamos a primera hora de la mañana y abandonábamos a última hora de la tarde, a una forma de trabajar totalmente autónoma en cuanto a espacio y tiempo, en la que priman la productividad y los resultados por encima del control y el trabajo presencial.

Para que esta nueva forma de trabajar tenga los máximos beneficios tanto para profesionales como para empresas, es necesario actuar simultáneamente en varias áreas tales como la cultura de empresa, los mánagers, los empleados, la tecnología, los espacios, etc. Porque todos necesitan evolucionar de forma sincronizada hacia este nuevo modelo de trabajo.

En resumen, con las herramientas adecuadas (tecnología y espacios) y una cultura de trabajo adecuada (objetivos), se crea el entorno apropiado donde es posible implantar este nuevo modelo de trabajo.

Esta forma de trabajar ha surgido de forma natural hasta implantarse en todas las empresas, sea cual sea su tamaño, sector o cultura. Sin embargo, no todas saben cómo enfrentarse a este dinamismo de sus profesionales, cómo medir su productividad, cómo mejorar su comunicación, cómo implantar realmente una oficina flexible, en definitiva, cómo hacer esa transformación de forma organizada, tanto física (espacio) como tecnológica.

La tecnología ha sido durante mucho tiempo un conductor de los cambios culturales, pero nada como la explosión de los últimos tiempos, en los que hemos visto que gracias a la tecnología y la innovación ha mejorado notablemente la forma de comunicarnos, de interactuar y de colaborar.

Para poder trabajar en cualquier lugar y en cualquier momento, es necesario dotar a esta fuerza de trabajo de la tecnología y del entrenamiento necesario para que pueda sacarse el máximo potencial. A veces, la tecnología no está preparada o simplemente está disponible pero no existe la formación adecuada y no se aprovecha todo su potencial.

Si nos centramos en esta transformación tecnológica, para seguir este ritmo y poder competir en este nuevo escenario es necesario dotar a los empleados de tres herramientas de trabajo claves, que además sean capaces de saciar el apetito por los últimos dispositivos y aplicaciones disponibles en el mercado:

Dispositivos. Los nuevos dispositivos deben estar disponibles en todos los lugares donde ahora trabajamos: oficina, en nuestro bolso o maletín, en casa, en el coche, etc., incluso algunos de ellos los vestiremos y nos acompañarán a todas partes sin darnos cuenta de que los llevamos, tales como gafas, relojes o pulseras inteligentes.

Software. Es la pieza clave que convierte un dispositivo en algo fácil, rápido y cómodo de usar, porque de otra manera corremos el riesgo de que se infrautilicen y por tanto el usuario no se podría beneficiar de las capacidades que ofrece.

Entrenamiento. Por último, y no menos importante y necesario, como en cualquier otro aparato, vehículo o herramienta, recibir una formación para saber utilizar de forma efectiva todas las posibilidades que nos ofrece y sacarle el máximo rendimiento, hasta el punto de convertirse en una extensión más de nosotros y no en una pesadilla a la hora de realizar una videoconferencia o compartir un documento en la nube, por ejemplo.

Por ello, a la hora de examinar si nuestros entornos de trabajo nos proveen de las herramientas tecnológicas necesarias que nos permitirán conseguir la máxima productividad, es necesario repasar cada uno de los siguientes apartados:

Telefonía IP versus telefonía convencional. La tendencia hacia la telefonía IP es imparable; uno de los motivos es la evolución tecnológica y el otro es la nueva necesidad de comunicación dentro y fuera de las empresas, más gente con la que comunicarse y nuevas posibilidades técnicas de hacerlo posible. Además de ser más económica que la telefonía tradicional.

Paredes interactivas, paneles informativos. Una forma de comunicar visual, atractiva y en tiempo real.

Conectividad disponible dentro y fuera de la oficina. Imprescindible para todo profesional flexible.

Tipo de dispositivo, ya sea estación de trabajo, ordenador portátil, smartphone o tableta. Puede variar en función de la necesidad o usabilidad, pero también es imprescindible.

Gestión del conocimiento. Una formación adecuada del uso de las nuevas tecnologías es necesaria para sacar el máximo beneficio y productividad de ellas.

Oficina sin papeles. Con las nuevas tecnologías, y la falta de presentismo en las compañías, la tendencia es que los papeles desaparecen, con el consiguiente ahorro energético y la contribución al medio ambiente.

Sistemas de audio y videoconferencia. Añadir de forma estándar a las reuniones de compañía las capacidades de audio y videoconferencia, para que todos puedan participar con un aprovechamiento óptimo del tiempo, estén donde estén.

Comunicación y redes sociales. Herramientas de comunicación espontánea o redes sociales corporativas que mejoren la comunicación interna, contribuyan a simplificar jerarquías reconociendo la aportación y el talento o mejorando el sentido de pertenencia a la compañía.

Control de presencia o disponibilidad en virtual. La productividad se empieza a medir por resultados y objetivos, sin embargo, puede existir también la necesidad de un control de actividad y presencia, que se hace viable gracias a la presencia virtual.

Compartir datos. Capacidad para que los equipos de trabajo puedan compartir datos en la nube y trabajar sobre un mismo documento de forma interactiva, o bien poder acceder a ellos desde fuera de la oficina y en cualquier momento.

Minimizar el correo electrónico. Por último, minimizar el uso del correo electrónico, utilizando los canales más efectivos en cada situación.

Una tendencia que cada vez tiene más éxito es la conocida como BYOD, en la que los empleados se traen su propio dispositivo a la empresa para trabajar, con las consiguientes ventajas: ahorro de costes para la empresa, curva de aprendizaje más rápida para los usuarios y mayor productividad y satisfacción del usuario con el dispositivo.

Todos estos medios tecnológicos deben cumplir unos requisitos mínimos e imprescindibles hoy en día, como son la minimización del gasto energético, apoyo a la sostenibilidad, atención a aspectos ergonómicos tales como kits manos libres, pantallas panorámicas, teclados y ratones inalámbricos, y también a los aspectos logísticos necesarios para hacer más fácil la vida al trabajador móvil, como baterías adicionales, conectores, tarjetas o bonos para espacios de coworking, etc.

Además y siguiendo las tendencias de otros entornos profesionales tales como tiendas, call centers, centros comerciales, etc., se están comenzando a utilizar aromas que inciten a la relajación y a la concentración, música para crear un clima más agradable y que estimule la creatividad, ruido blanco que anule los ruidos y conversaciones indeseadas, etc.

Tener acceso a estos elementos tecnológicos y saber usarlos es imprescindible para adaptarse a las nuevas formas de trabajo. Sin embargo, no hay que olvidar el lugar de trabajo, la oficina, la sede central, en la que antes teníamos nuestro despacho, nuestra mesa, nuestra silla, nuestros papeles y nuestras fotos…

Las oficinas deben ser el sitio de referencia, de reunión, de trabajo en equipo, de colaboración, pero también deben disponer de espacios de concentración, privados, es decir, deben dar respuesta al abanico de necesidades de los profesionales que forman parte de ella.

Una cultura de empresa que favorezca estos nuevos hábitos está marcando ya la diferencia entre las compañías que tienen éxito y las que no.

Francisco Vázquez Medem on Twitter
Francisco Vázquez Medem

Presidente de Grupo 3g office