Espacios abiertos, paper less, sostenibles y adaptados a las nuevas formas de trabajo. Las nuevas tecnologías facilitan la interacción y la socialización entre compañeros de departamento. Ya están aquí las oficinas inteligentes.

Hoy en día, la tecnología y los nuevos modelos de trabajo condicionan los lugares donde se trabaja. Atrás quedan las oficinas de diseño industrial, diseñadas como cadenas de montaje, al estilo de la Ford Motor Company. O el edificio de administración y la torre emblemática de la SC Johnson, obra del arquitecto Frank Lloyd Wright, que a pesar de su diseño visionario no resultaba cómoda en algunos aspectos: estructura vertical que limitaba la interacción entre empleados, paredes de tubos de vidrio difíciles de acondicionar en términos de temperatura, etc. La tecnología ha supuesto un punto de inflexión en la forma de trabajar, tal y como nos explica Francisco Vázquez, presidente de 3g Smart Group: “Los puestos fijos, integrados por una persona, una mesa y una silla permanecen vacíos; mientras que los espacios de colaboración, debate, concentración u ocio son los que más demanda tienen en las empresas. Se impone la movilidad y la flexibilidad durante la jornada laboral”.

Por su parte, Felip Neri Gordi, arquitecto y consultor en implantaciones corporativas, además de profesor del posgrado en Facility Management de la escuela Sert del Col·legi d’Arquitectes de Catalunya (COAC), avanza cómo se distribuirá la oficina del futuro que en algunos casos ya es una realidad: 50% de espacios diáfanos, abiertos, y 50% de espacios de reunión y socialización. “Lo más avanzado es el coworking bioclimático. Vamos a trabajar más cómodos que en nuestra propia casa, pero acompañados. Eso sí, en ambientes sostenibles que tienen en cuenta las condiciones climáticas del edificio”, explica.

 

Cultura colaborativa

“No es que se quiera potenciar la colaboración, sino que la cultura colaborativa ya es real en la mayoría de las organizaciones”, asegura el presidente de 3g Smart Group. En su opinión, la empresa que apuesta por esta cultura se basa en organizaciones horizontales, donde prima la atención al cliente y el mercado. Ello implica trabajar por proyectos, elegir a los mejores colegas, intercambiar conocimientos y aportar valor añadido. “Son comunidades globales que interactúan en redes online y plataformas peer to peer (entre iguales) que originan nuevos espacios basados en la confianza y donde se crea riqueza entre profesionales. Tus compañeros de mesa pueden ser clientes, proveedores, asesores o comerciales”, añade. Esa cultura de cooperar y trabajar en equipo proviene del norte de Europa, según Felip Neri Gordi.

Y ahí surge el debate: ¿plantas abiertas o cerradas? Dependerá de aquello que empresas y profesionales necesiten, tal y como aclaran desde 3g Smart Group. “Los espacios de trabajo actuales son polivalentes y sirven para colaborar, concentrarse o convocar una reunión a tres”, afirma Vázquez.

 

Espacios digitales

Un espacio digital, polivalente y flexible es aquel capaz de acercar el conocimiento al talento colaborativo. En él, no existen fronteras de espacio y tiempo entre profesionales. “Nos referimos a espacios satélite, coworking o de ecosistemas digitales, entre otros, que permiten conectar con otros profesionales de inquietudes y ganas de desarrollo similares. Profesionales que te hacen crecer. Este tipo de espacios atrapan el talento y se convierten en el soporte de la transformación digital”.

 

Salud y bienestar ganan protagonismo

Las empresas cada vez le dan más importancia a la salud y al estado anímico de los trabajadores, algo que parecía impensable en las oficinas predecesoras. “En primer lugar, los empleados se deben sentir cómodos, ya que pasan la mayor parte del día en la oficina. Es necesario que se puedan expresar y sientan que forman parte de la empresa”, aclara Felip Neri Gordi, arquitecto y consultor en implantaciones corporativas. “En segundo lugar, cuando hablamos de salud –prosigue– lo hacemos en su totalidad. Salud física y psíquica. Y en este sentido, debemos valorar tres parámetros: temperatura, humedad y CO2. En el caso de que la carga de CO2 sea demasiado alta, es aconsejable activar los mecanismos de ventilación necesarios o, simplemente, abrir la ventana. Por último, la luz natural y su repercusión en la salud psíquica es de sobra conocida por todos”.

El nuevo nativo digital está sumamente interesado en todo aquello que mejore su salud y bienestar en el lugar de trabajo. Lugar que debe responder a las necesidades de sus usuarios. Las oficinas del presente, y el futuro, se caracterizan por su diseño ético, que promueve ambientes saludables por encima de la estética y la funcionalidad y espacios flexibles adaptados a unos trabajadores móviles que deambulan de unas zonas a otras. Se instalan mesas vacías, susceptibles de ser ocupadas a lo largo del día, estancias de ocio, descanso (resting rooms) o recreo. Y por supuesto, se organizan iniciativas healthies, algo en lo que coinciden ambos entrevistados. “Los empresarios son conscientes de esta necesidad de incorporar elementos saludables (cocina equilibrada, gimnasios, horarios flexibles, etc.) en sus estrategias. El retorno consistirá en un aumento del bienestar y la productividad laboral”, resalta el presidente de 3g Smart Group.

 

Mínimo impacto tecnológico

¿Cables sí o no? Algunas fuentes creen que se trabajará vía bluetooth, sin unidades físicas; otras opinan que será difícil adaptar los espacios de trabajo a estas tecnologías. Sin embargo, el presidente de 3g Smart Group insiste en que no habrá obstáculos en este sentido. Sea como fuere, la tendencia es minimizar el impacto tecnológico en la oficina. “No es lógico ver mesas sin cables y luego abusar de repetidores wifi y de telefonía móvil instalados en el techo. Lo ideal sería contener ese cableado y colocar los repetidores wifi en espacios segmentados. Eso sí, se precisarán buenas conexiones que faciliten sinergias y conectividad entre usuarios”, aconseja Felip Neri Gordi, profesor del posgrado en Facility Management de la escuela Sert del Col·legi d’Arquitectes de Catalunya (COAC).

El experto detalla que se usarán pantallas táctiles, dispositivos y ordenadores ligeros y de pequeño tamaño que permitan hacer llamadas. Por ejemplo, las llamadas o videoconferencias en directo por Skype sustituirán a los teléfonos móviles. La famosa aplicación WhattsApp reemplazará al correo electrónico. Y se podrá compartir e intercambiar documentación confidencial a través de la nube. “Desde el punto de vista tecnológico, todo aquello que necesitemos lo llevaremos encima”, subraya.

 

La oficina flexible: un buen negocio

En general, la inversión realizada con una oficina flexible se rentabiliza en un año; mientras que los beneficios económicos derivados de esta transformación se pueden cuantificar a corto plazo. Lo más palpable, en opinión de Vázquez, es la reducción de metros cuadrados o la reorganización del espacio existente, basándose en la movilidad de los profesionales y la reducción, en número y tamaño, de los despachos cerrados e individuales, lográndose organizaciones menos jerarquizadas. “Esta restricción de metros cuadrados, un 40% de media, implica una rebaja también de gastos directos en alquiler y servicios de mantenimiento, limpieza, energía, etc. El menor número de metros y la movilidad del personal reducen más del 35% de las emisiones de CO2 y del 50% del consumo energético”, reconoce.

La reorganización de los espacios corporativos representa un ahorro importante en recursos humanos. Esto se debe a que mejora la retención del talento y disminuye el absentismo laboral, minimizándose los gastos asociados a bajas, rotación de empleados, cursos y talleres formativos, etc. El propio empleado ahorra en desplazamientos al trabajo, vestuario, comida, gastos educativos y conciliación personal.

 

Entornos sostenibles

Desde 3g Smart Group, Vázquez facilita algunas cifras preocupantes: “Somos conscientes de que el 40% del consumo de energía mundial recae en los edificios. Igualmente, el 40% de las emisiones de CO2 se produce mientras los trabajadores se trasladan al lugar de trabajo. Depende de nosotros contribuir a que las emisiones bajen de forma gradual y asesorar sobre usabilidad y diseño responsable de oficinas a nuestros clientes”. Respecto al espacio físico, el directivo aconseja destinar recursos a energías renovables alternativas, como la solar utilizada para abastecer los sistemas de calefacción y agua; instalar cisternas de volumen reducido; luz natural en espacios de trabajo y añadir bombillas de consumo bajo o sensores de control de movimiento cuando se requiera iluminación artificial. “También podemos controlar la temperatura ambiente con termostatos y apagar los aparatos eléctricos cuando no los utilicemos”, añade.

Además, se imponen nuevas actuaciones y protocolos de trabajo más respetuosos con el medio ambiente. Profesionales que no se deben desplazar cada día a la oficina; mesas paper less donde se sustituye el papel impreso por la digitalización de documentos y reciclaje de material de oficina contaminante (cartuchos de tinta, pilas, bolígrafos, botellas, latas y cualquier otro producto de uso diario).

Por su parte, el arquitecto y consultor del COAC, quien coincide con la mayoría de las medidas sostenibles comentadas, añade: “Sugiero espacios con una ventilación adecuada, reutilización de agua e instalación de cubiertas ajardinadas en los tejados”. Arquitectos y diseñadores parecen decantarse por materiales como la madera y el metal proveniente de contenedores marítimos reciclados.

 

El teletrabajo, una modalidad laboral “caduca”

La evolución de la tecnología y la extensión de la conectividad a los hogares dio paso al teletrabajo durante la década de los años 90. Esta modalidad se vinculó al concepto de trabajo en el hogar, como una deslocalización del trabajo presencial, conservando los horarios y las características del mismo. No obstante, y en palabras de Vázquez, presidente de 3g Smart Group, el teletrabajo ya es “una opción caduca”. El directivo nos explica el porqué: “Este modelo no se ha extendido ni desarrollado, a nivel general, en todas las empresas. Los motivos principales son la necesidad, cada vez mayor, de un trabajo colaborativo y los nuevos cambios tecnológicos producidos. Dejemos de hablar de teletrabajo y centrémonos en el trabajo flexible”.

 

Smart living en la oficina

Grosso modo, se vislumbra el fin de los espacios de trabajo tradicionales, tal y como los conocemos en la actualidad. Las grandes sedes corporativas perderán capacidad, hasta una tercera parte, a favor de edificios más inspiradores y saludables. Alrededor de este hub central, necesario para albergar el ADN de las empresas, se configurará una amplia y variada oferta de espacios susceptibles de alojar a este nuevo trabajador nómada. “Las compañías crearán hubs secundarios más próximos a sus trabajadores, y darán acceso a centros de negocio u áreas de coworking a sus colaboradores habituales”, sintetiza Vázquez. Esta variada oferta de espacios dará pie a que el profesional elija el lugar más adecuado para desempeñar su trabajo, buscando entornos inspiradores que fomenten la innovación y la creatividad. No hay que olvidar la tendencia, cada vez más generalizada, de trabajar en cualquier lugar público (cafeterías, hoteles, parques, aeropuertos, por ejemplo).

La oficina que viene se configura a partir de una serie de valores:
– Sostenible. El objetivo es gestionar recursos y generar conciencia ambiental.
– Provista de estancias eficientes y adaptables a los nuevos modelos de trabajo.
– Dispone de espacios de trabajo provistos de las tecnologías más punteras al servicio de la interacción y la participación.
– Bioclimática.
– Productiva.
– Digital, polivalente y flexible.
– Sensible con la salud, física y psíquica, de empleados, colaboradores, proveedores y todo tipo de profesionales relacionados con la empresa.
– Cuenta con pocos puestos de trabajo fijos e incorpora, en su lugar, mesas vacías y zonas de reunión, debate, ocio y descanso.

En síntesis, a la vez que se difuminan los horarios de trabajo, se diseñan oficinas “inteligentes”, como las denomina Felip Neri Gordi, profesor del posgrado en Facility Management de la escuela Sert del Col·legi d’Arquitectes de Catalunya (COAC). Oficinas que versionan el concepto smart living, que, sin duda, ha llegado para quedarse.