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La “despapelización” de las empresas

La “despapelización” de las empresasLa generación Millenials avanza cambiando hábitos y costumbres instalados en la sociedad con una mirada puesta en el medioambiente y su lifestyle. Con el objetivo de cuidar al planeta, ahorrar dinero, aumentar la productividad y la eficiencia, la oficina sin papel es ya una realidad. La Era Digital y la popularización de soportes digitales permiten la “despapelización” de las empresas.

Según distintos estudios internacionales que han analizado el uso del papel en las empresas, el 90% de sus tareas típicas giran en torno a la búsqueda y distribución de documentos en papel y el 30% del tiempo de los empleados se dedica a encontrar dichos documentos. Además, el 85% de los documentos son de un solo uso, el 60% están obsoletos y el 50% son copias de otros.

Pero… ¿cómo es posible trabajar sin papel? Lluís Soler Gomis, uno de los últimos en sumarse a esta “despapelización” e impulsor de IronBusiness, da los siguientes consejos:

– Contar con PC accesibles en las salas de reuniones. En muchas ocasiones usamos el papel para tomar notas o llevarnos datos e ideas que vamos a defender en grupo. Si contamos con un ordenador conectado a un monitor, esto no será necesario.

– Tener una única impresora en la oficina. Hay veces que tenemos la impresora tan cerca y nos es tan fácil darle a imprimir que abusamos del papel. Si solo hay una impresora y el acceso es desde un único ordenador, el número de impresiones baja drásticamente.

– Tener pizarras en la oficina. Es común tener la necesidad de anotar cosas para que nos entiendan, para luego pasarlas a la nube o porque en ese momento no las podemos memorizar. Si contamos con pizarras podemos utilizarlas y si es algo realmente importante luego se puede hacer una fotografía con el móvil y guardarla.

Por supuesto, la digitalización ayuda enormemente a que la oficina sin papel sea una realidad. Hay herramientas y softwares que ayudan a controlar toda la información recogida y organizarla en la nube para tener fácil acceso. Además, existen herramientas que solucionan el compartir documentos de forma local y remota con otros compañeros, clientes o proveedores.

“El uso de aplicaciones y softwares de gestión es totalmente imprescindible para no tener que usar papel. No obstante, debemos ajustarnos a unas pocas que nos sean útiles. Intentar utilizar todo lo que ofrece el mercado sería un error. Para mí son de gran ayuda Trello, para la gestión de mis tareas y la del resto del equipo; Evernote, para tomar notas; y Google Drive, para compartir y almacenar documentos, hojas de cálculo, imágenes…”, comenta el fundador de IronBusiness.

Cada vez más empresas se suman a esta “despapelización” principalmente por 3 motivos: ahorro, medio ambiente y productividad.

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Redacción

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