El software de gestión es una herramienta imprescindible para la planificación y el buen funcionamiento de toda empresa. Este sistema permite gestionar los distintos departamentos de la organización y facilitar la comunicación entre ellos. Desde el control de stock, hasta la facturación y contabilidad, esta solución es esencial para garantizar el máximo rendimiento y eficacia de tu negocio.

Sin embargo, escoger el programa de gestión más indicado para tu empresa no es una tarea sencilla. De hecho, el 60% de las empresas fracasan a la hora de implantar un software, ya que no tienen en cuenta todos los factores necesarios.

Entonces, ¿cuál es el secreto para elegir un buen software de gestión? ¿Basta con adquirir el más caro del mercado o el que más prestaciones tiene?

A continuación exponemos los puntos clave para acertar en la elección de un software empresarial:

1. Conocer las características de tu empresa. Para empezar, es importante determinar cuáles son los requerimientos y el perfil de tu empresa. No es lo mismo una pyme que una gran multinacional, por lo que sus necesidades también serán diferentes. Lo mismo sucede con el sector en el que trabajamos, ya que cada uno tiene sus peculiaridades y no cualquier software se adapta bien a tu día a día.

2. Analizar los módulos necesarios y su escalabilidad. Una vez conocemos las necesidades de la empresa, hay que plantearse qué módulos van a cubrirlas. Asimismo, es importante que el sistema sea capaz de adaptarse a cualquier cambio sin perder calidad. El software debe de adaptarse a nosotros y no nosotros al software.

3. Involucrar las diferentes áreas de la organización. Otro factor clave es tener en consideración la opinión de todos los departamentos que van a utilizar el software y también aquellos que no lo van a utilizar, ya que posiblemente tendrán algo que aportar para un medio o largo plazo y ahora es el momento de escucharlos. Asimismo, es esencial que la dirección esté involucrada y promueva la implantación del sistema.

4. Considerar el hardware y la movilidad. Es importante tener claro si el hardware del que disponemos actualmente funcionará con el nuevo software, ya que de no ser así el costo no solo será por el software sino también por el hardware. También es de vital importancia saber si la empresa va a necesitar una solución de movilidad. Aunque a día de hoy muchas empresas ya ofrecen el acceso remoto y de multidispositivo, no todas lo cubren.

5. Valorar la diversidad de fabricantes de software. Existe una gran variedad de software y es esencial considerar los diferentes tipos de soluciones estándar, de nicho, software libre o freeware del mercado. Debido a la gran diversidad y multitud de proveedores de software, posiblemente no hará falta que desarrolles nada a medida y puedas beneficiarte de una solución que ya esté en el mercado. El software libre cuenta con sus pros y sus contras, que siempre se deben analizar. En el caso del freeware, no se paga por número de licencias, por lo que cuesta lo mismo si lo utilizan 5 como 500 usuarios.

6. Analizar soluciones cloud y/o SaaS. Las soluciones cloud (o en la nube) son cada vez más implantadas por su facilidad de uso y ventajas a nivel de costes. Por otra parte, el sistema de pago SaaS (pago por uso) es un sistema cada vez más valorado y utilizado sobre todo en las empresas con alta estacionalidad.

7. Tener en cuenta el servicio postventa. Otro de los puntos clave para elegir un buen software es evaluar el soporte ofrecido por el proveedor. Hay que analizar cómo nos ayudarán con la formación y, en caso de incidencia, el tiempo de respuesta al que se comprometen. Es vital leerse la letra pequeña para evitar sorpresas desagradables en un futuro.

8. Solicitar diversas demostraciones de software. Para analizar qué proveedores ofrecen la solución más adecuada para tu empresa, es preferible probar el software antes de implantarlo. De este modo, también conocerás mejor su potencial y su usabilidad.